När det kommer till företagets event är det viktigt att planera ordentligt oavsett om det handlar om julfesten, en kick off eller en konferens. Så om det är du som får uppdraget att agera eventplanner finns det en hel del saker du bör tänka på!
Alla företag i världen ordnar alltid någon sorts event för sina anställda och det är vanligen en utav medarbetarna som får i uppdrag att planera festligheterna. Detta ansvar kan vara svårt att axla och därför är det viktigt att följa en utstuderad strategi och vara noga i sitt planerande. Därför är det bästa rådet att attackera eventet precis som man skulle attackera vilket annat jobbprojekt som helst – med en vettig planering och en realistisk förväntan!
Att tänka på:
- Syfte – Vad är eventets syfte? Ska man till exempel anordna en julfest är syftet att umgås, äta god mat och socialisera vilket gör det nödvändigt att den lokal man använder sig av har goda köksmöjligheter, stora ytor för bord och stolar samt en plats där kvällens underhållning kan uppträda, med andra ord kanske den bästa idén är att abonnera en restaurang eller liknande. Om man istället ska planera en konferens kan det vara smartare att fokusera på att boka in företagets anställda på en etablerad konferensresort med övernattning och middag.
- Budget – oavsett vilken typ av event man ska anordna är det viktigt att ha en budget att fördela mellan mat, underhållning och andra material. Det går att ordna roliga event utan att spendera överdrivet mycket av företagets finanser!
- Eventsplan – vad ska eventet innehålla? Ska det komma någon specifik gäst, artist eller rent utav en gästföreläsare? Ska eventet innehålla mingel eller enbart stillasittande? Tänkt ut ett realistiskt manus över hur eventet ska gå till och vad som ska hända när, men glöm inte bort att planera in den mänskliga faktorn! Allt går inte alltid som det är tänkt!
- Framförhållning – när man ska anordna ett företagsevent är det viktigt att planera allt i god tid och ta hänsyn till sina kollegors levnadsförhållanden. Exempelvis en tvåbarnsförälder kan inte komma loss med några dagars varsel utan behöver kunna planera sin tid efter familjen likväl som en ensamstående singel skulle vilja ha tid på sig att hitta en ”plus en” att ta med sig till eventet.
- Positiv attityd – kom ihåg att oavsett hur svår en uppgift än verkar, så går det lättare att attackera den med en positiv inställning!